Per què s’han de protegir les dades personals?
Quan anem a l'hospital, al supermercat, comprant per Internet, quan enviem un currículum... volem que les nostres dades no siguin venudes a tercers per enviar publicitat, però sobretot, que siguin tractades, guardades i eliminades amb seguretat.

Per respectar aquest dret fonamental, neix l'Agència Espanyola de Protecció de Dades.

Estem obligats a implantar la Llei de Protecció de Dades?
La resposta és que, si recollim dades del personal, CV, clients, proveïdors, o tenim càmeres de videovigilància,  “si” hem d'implantar la LOPD a la nostra empresa.

Què cal fer?
El que estem fent al adaptar-nos a la LOPD és comunicar que tenim un o diversos fitxers, que poden ser manuals (en paper) o automatitzats (qualsevol programa de gestió informàtic / Excel / Access... ), expliquem quin tipus de nivell de seguretat correspon a la nostra empresa i hem d’adoptar ( Bàsic, Mitjà, Alt) que som coneixedors de com recollir les dades, com tractar-les, com emmagatzemar-les i fins i tot com eliminar-les. També hem de saber quins drets tenen les persones a les que recollim les seves dades, com poden accedir-hi i com poden modificar-les.

En realitat el procés - per a petites i mitjanes empreses - és molt senzill i no requereix gran inversió de temps ni diners.

Quin servei estem donant als agremiats?

• Inscripció i registre telemàtic dels vostres fitxers a l'Agència de Protecció de Dades
• Creació del Document de Seguretat
• Creació de tota la documentació de confidencialitat pel personal
• Clàusules legals per les cartes, publicitat i correu electrònic de la empresa
• Auditoria cada dos anys pel nivell mig de seguretat

Què pot passar si no implanto la LOPD en el meu negoci ?
L'Agència Espanyola de Protecció de Dades, a través de les Comunitats Autònomes, pot realitzar inspeccions aleatòries en qualsevol moment, i per descomptat, actuen en el moment en què hi ha una denúncia per part d'algun particular. Tenint en compte que les multes van dels 900 als 600.000 euros, no val la pena arriscar-se pel cost que té la implantació de la LOPD a la vostra empresa.

Quant dura el procés d'adaptació a la LOPD?
En empreses petites, sistematitzem molt el procés perquè ocasioni les mínimes molèsties. Cal avaluar el nivell de seguretat de l'empresa, recollir una sèrie de dades, processar-les i confeccionar els documents legals.

Un cop realitzada la implantació, cal fer alguna cosa més?
Les empreses que recullen dades de nivell mitjà i alt estan obligades a realitzar una auditoria cada dos anys, per comprovar que segueixen mantenint els protocols instaurats en el seu moment i sempre que es facin canvis en el tipus de dades o organització del negoci.

Aquesta auditoria la podem fer també al Gremi de Flequers de Barcelona.

A més de complir amb la legalitat, quin valor té per la meva empresa implantar la LOPD?
En la majoria de les empreses, la implantació de la LOPD és una oportunitat per organitzar millor els sistemes de recollida i tractament de dades. El dia a dia fa que emmagatzemem les dades de clients, contactes o les oportunitats de negoci de forma caòtica i desordenada, i no s’acostuma a recuperar ni avaluar aquestes dades perquè no es disposa de gaire temps per fer-ho.      

Al Gremi de Flequers, donem importància a aquest recurs. L'adaptació a la LOPD és una excel·lent oportunitat per reorganitzar la base de dades de l'empresa segons les necessitats de cadascú i convertir-la en una oportunitat i fortalesa del vostre negoci.

Aquesta oportunitat de comunicar-vos amb els vostres clients, avaluar els seus consums, estudiar la seva trajectòria i detectar els seus gustos, us representarà un gran avantatge comercial, és a dir, quant més sapigueu dels vostres clients millors serveis i productes els hi podreu oferir. I quant més sapigueu del tipus de client que teniu, millor podreu segmentar el vostre públic objectiu i sabreu com aconseguir més clients.

IMPLANTACIÓ DE LA LOPD
Si esteu pensant en implantar la LOPD a la vostra empresa, ens encarreguem de tot el procés. Vosaltres no us heu de preocupar de res.

Què inclou?

1 - La recollida d'informació.
Recollirem la documentació i informació necessària per poder realitzar un anàlisi de la implantació de la LOPD a la vostra empresa.

2 – Fem una valoració de les desviacions trobades i establim unes propostes correctores.

3 – Realitzem la inscripció electrònica dels vostres fitxers a l'Agència Espanyola de Protecció Dades (AEPD).

5 - Redacció i desenvolupament del Document de Seguretat, amb els annexos necessaris, tant pel personal de la empresa, com per proveïdors i personal extern que treballi a les vostres dependències.

6 - Lliurament documentació generada.

Us lliurarem el document de seguretat, els documents de compromís pels encarregats de tractament de dades, document de compromís de confidencialitat del personal, textos legals per les vostres cartes i publicitat impresa i també per la web i correus electrònics.

7 - Manteniment.
Un cop l’any, ens posarem en contacte amb vosaltres per fer un manteniment i actualització dels fitxers i les recollides de dades. En el cas que tracteu dades considerades de nivell mig, us farem també l’auditoria legal i preceptiva que obliga la Agència Española de Protecció de Dades.

8.- Formació al personal de la empresa de les mesures que s’implanten a la empresa per protegir dades personal tant d’ells com de clients i proveïdors.

Demaneu més informació si us cal, a Ramon Calvet, Assessoria Tècnica del Gremi de Flequers de Barcelona.

Ramon Calvet
Assessoria Tècnica i Formació
Gremi de Flequers de Barcelona
932155500
rcalvet@gremipabcn.com