07/11/2015

HABILITATS DIRECTIVES - Direcció de reunions

Actualment, a causa dels constants canvis en el medi laboral, és poc freqüent que una sola persona tingui tota la informació necessària i indispensable per analitzar un problema i adoptar una decisió assertiva; per tal motiu, les reunions constitueixen una eina administrativa de gran valor. Pot ser una oportunitat per posar en pràctica una nova estratègia; proporcionar la possibilitat de solucionar un gran nombre de necessitats, tant de l'organització com dels individus, compartir idees, expressar sentiments i suport mutu; a més contribueixen a que les persones es comprometin amb els resultats de les idees que han contribuït a generar.

Les reunions són una excel·lent oportunitat per enfortir el "contracte psicològic" individu - organització, atès que hi ha poques oportunitats en contextos laborals que puguin igualar els sentiments de bona voluntat, satisfacció i companyonia que sorgeixen en finalitzar una reunió en què els participants s'han sentit escoltats, apreciats i han aconseguit una fita mútuament important.

No obstant les potencials bondats de les reunions, en la pràctica diària es veuen massa casos de reunions que signifiquen un malbaratament de temps, diners i d'energia sense majors beneficis.

Com fer més efectives les reunions?

Una reunió és la conjunció d'un grup d'individus units per un assumpte que els és comú i per tant, tenen un interès mutu en abordar-lo.

Tota reunió ha de respondre a sis aspectes fonamentals:

1. Una reunió defineix l'equip (els que assisteixen han d'estar units pel mateix objectiu o la mateixa situació.)

2. Una reunió és on l'equip revisa, actualitza i fa créixer coneixements per aconseguir una millor forma de fer les coses i augmentar la rapidesa i eficiència de les comunicacions entre els membres.

3. Una reunió contribueix a la comprensió dels objectius de l'empresa.

4. Una reunió cregui en l'equip compromís amb les decisions que es prenen i amb els objectius que aquestes persegueixen.

5. La reunió és el moment en què l'equip treballa com a tal i es veu el líder guiant a aquest equip.

6. Una reunió és el moment - espai en què afloren les posicions i el joc de forces.

TIPUS DE REUNIÓ

1. REUNIÓ INFORMATIVA: El seu objectiu és brindar informació necessària als membres d'un equip perquè puguin complir amb un objectiu determinat.

2. REUNIÓ INSTRUCTIVA: La seva finalitat és formar els membres de l'equip i subministrar la informació que els capacitarà per treballar amb més coneixements.

3. REUNIÓ CREATIVA: El seu propòsit és estimular els membres a descobrir nous mètodes o solucions.

4. REUNIÓ DECISÒRIA: Està orientada a realitzar plans i prendre decisions.

5. REUNIÓ DE CONSULTA: El sentit d'aquesta reunió és que qui té la responsabilitat per una decisió demana consell i suggeriment abans de fer-ho.

Quan són adequades les reunions?

1. Celebra reunions només quan sigui absolutament necessari.

2. Quan la reunió és necessària, assegura't del compliment del seu objectiu.

3. Atén els petits grans detalls. El que no hi hagi amb què prendre notes, o bé on projectar transparències, poden ser aspectes que pertorbin l'atenció.

4. Utilitza els resultats de la reunió per retroalimentar al grup.

ASPECTES QUE HA DE CONTENIR UNA CONVOCATÒRIA O REUNIÓ:

1. Data de la reunió.

2. Hora d'inici i hora de finalització.

3. Lloc en què s'efectuarà la reunió.

4. Sobre, a més del convocat, participaran?

5. Objectiu de la reunió.

6. Agenda de temes a tractar.

7. Enviament d'informació prèvia.

8. Suggerir portar alguna informació particular.

PRINCIPIS CLAUS DE LES REUNIONS:

• Mantingues i incrementa en tot moment l'autoestima de l'equip.

• Escolta i respon amb empatia.

• Demana ajuda quan sigui necessari i encoratja la participació de tots.

CICLE D'ACCIÓ D'UNA REUNIÓ:

• Comença responent: ¿Amb què? i ¿Per què?

• Aclareix els detalls.

• Desenvolupa les idees.

• Acorda les accions.

• Acaba amb una revisió i estableix el seguiment.

COM MODERAR UNA REUNIÓ

1. Sol·licita aclariments.

2. Actua com a distribuïdor

(Regula la participació dels membres de l'equip).

3. Escolta.

4. Resumeix.

5. Restringeix les divagacions.

6. Administra el temps.

7. Finalitza les discussions.

8. Comprova el consens.

9. Avalua el procés de reunió.

EL PAPER DEL LÍDER MODERADOR

1. Esforça't per mirar als ulls dels participants.

2. Exercita la mímica, cada un de nosaltres desenvolupa el seu propi "estil" de mímica.

3. Lluita contra la tendència a refugiar-te darrere de les coses: una taula, un llibre, etc.

4. Perd la por a moure't al teu espai, evita el pànic escènic.

5. Si dubtes, si parles una mica confús o et col·lapses, continua com si no passés res, evitant pensar en tals reaccions, respira profund i aguanta per un moment la respiració, aquest exercici és molt bo per mantenir o recuperar la calma.

6. Has de ser natural, es tu mateix / a

Quan un facilitador fingeix o imita, el grup ho percep i eventualment es desencanta.

DAVANT SITUACIONS IMPREVISTES:

1. Mantenir la calma i evitar l'adopció d'una relació afectiva i emocional amb el grup. Mantenir la sang freda.

2. Buscar les causes de la nova situació i compartir-les amb el grup perquè donin suport modificacions que el facilitador consideri convenients. Això és el que s'anomena capacitat d'adaptació i que exigeix ​​flexibilitat de part del facilitador.

3. Davant d'un membre de l'equip que és "difícil" sigui per la seva indiferència o per la seva agressivitat; convé aplicar en certa forma una estratègia de temps d'adaptació, que consisteix a deixar passar un temps prudencial i esperar que aquestes persones "es fiquin en el joc", si la situació persisteix el facilitador ha de prendre una actitud directiva.

4. Aprofitar els imprevistos per desenvolupar creativitat en l'equip.

ACTIVITATS PRÈVIES A LA REUNIÓ

a. Selecció d'un local o espai adequat per dur a terme la reunió i verificació, que té espai suficient i ambient agradable.

b. Formació i integració de la taula principal.

c. Ratificació d'invitacions a personalitats.

d. Designació de llocs que ocuparan els convidats especials i distribució de les localitats en funció del nombre d'assistents.

e. Instal·lació d'equip de so i verificació del seu funcionament.

f. Instal·lació de gravadora.

g. Col·locació del projector o projectors, pantalla i extensions elèctriques.

h. Verificació del material audiovisual.

i. Instal·lació del servei de cafeteria i

j. Preparació del servei per atendre els conferenciants i membres de la taula principal (gerra amb aigua, gots, cendrers, etc.).

En la discussió i diàleg es fan necessàries les preguntes. El seu ús per dirigir i encoratjar la participació constitueix un dels procediments més eficaços.

L'ús de preguntes compleix, entre d'altres, amb els següents propòsits:

a. Faciliten el procés de comunicació, perquè en forma immediata permeten identificar si l'interlocutor ha comprès el missatge. Es genera així un efecte recíproc en el comportament dels subjectes que comuniquen.

b. Procuren consensuar els arguments que es plantegen.

c. Ajuden a destruir objeccions.

d. Impedeixen que la discussió se surti de les seves lleres.

e. Atrauen l'atenció i centren idees i resultats.

f. Impulsen o frenen la participació, segons el que interessi en el moment.

g. Possibiliten el control del grup i la seva conducció cap a l'objectiu.

ASPECTES A EVITAR EN UNA REUNIÓ

a. Dir al grup com pensar.

b. Exposar conclusions del que s'ha exposat

c. Tenir un programa propi que triomfi sobre totes les opinions.

d. Adoptar el paper autoritari i tons doctorals en assumptes sotmesos a discussió.

e. Permetre que els altres apel·lin a ell per solucionar els seus disputes.

f. Entrar en discussions i plantejar diàlegs personals.

g. Orientar en forma poc tàctica la discussió de grup.

h. Corregir declaracions errònies fetes pels membres del grup, tot i que puguin cridar l'atenció cap a un punt o declaració discutibles.

i. Parlar massa.

Tècniques d'interrogació a les reunions

Algunes indicacions addicionals sobre la tècnica per interrogar són:

a. Sol·licitar respostes clares.

b. Tenir cura que diferents persones tinguin oportunitat de respondre.

c. Escollir el tipus de pregunta, d'acord amb l'objectiu de la reunió.

d. Trucar pel seu nom a la persona, quan s'hagi optat per preguntes dirigides a un individu en particular.

e. Afavorir o beneficiar amb les preguntes a tots els membres de la mateixa, així com evitar posicions parcials.

f. Estructurar preguntes que suscitin resposta personal i no col·lectiva.

g. Introduir paraules clau en les preguntes, que suggereixin respostes completes, per obtenir informació i explicacions.

h. Mantenir permanentment el control de la reunió i l'ambient creatiu, mitjançant les preguntes.

Per la seva banda, les contestacions també obeeixen a una tècnica. Fins on sigui factible, convé tenir-les previstes per emetre amb encert, seguretat i rapidesa.

Es pot respondre a una pregunta de molt diverses maneres, en les quals influeixen les circumstàncies del cas i els propis interessos de l'interrogat. En termes generals, les respostes es condensen en les següents espècies:

DIRECTA: És una resposta precisa referida al contingut de la pregunta.

INDIRECTA: La conclusió la ha de treure qui interroga.

AMPLIFICATIVA: Es tracta un tema més ampli i general, que inclou una resposta no específica.

RESTRICTIVA: Es redueix a contemplar un aspecte parcial de la qüestió.

ABSTENTIVA: És manifestació expressa que es prefereix no contestar, assenyalant o no les causes.

POSPOSITIVA: Promet la resposta per a ulterior ocasió.

NEGATIVA: Expressa que no es contesta perquè no competeix al interrogat, o perquè alguna altra raó l'obliga a guardar silenci.

ACLARATIVA: Sol·licita aclariment de l'abast i contingut de la pregunta.

EVASIVA: No és resposta directa. La contestació es desvia cap a un altre tema o aspecte de la qüestió.

INCLUSIVA: S'assenyala que la resposta va quedar considerada en una altra contestació anterior.

REPETITIVA: Per guanyar temps, es reitera en els seus termes la mateixa pregunta o part d'ella.

Interrogativa: Es contesta amb una altra pregunta.

Qualificativa: Jutja el caràcter i intenció de la pregunta, per justificar la resposta o abstenció.

Concessiva: Aprova part del plantejament, per posar cap objecció en la seva idea medul·lar.

CONDICIONAL: Subordina el valor de la resposta al compliment d'un requisit que aparentment escapa al interrogat.

NARRATIVA: Es refereix a un fet o faula, el sentit constitueix la resposta.

HUMORÍSTICA: Per eludir responsabilitats, quan la pregunta no mereix resposta, l'interrogat va a una frase humorística.

RESPECTE A LES RESPOSTES:

No permetre respostes de grup.

No descoratjar contestacions clares i completes.

No permetre que totes les respostes quedin a càrrec d'unes poques persones.

No deixar passar una pregunta sense resposta; en tot cas, elaborar-la en forma més completa i senzilla.

No conformar-se amb resposta de monosíl·labs.

ACTIVITATS POSTERIORS A LA REUNIÓ

a. Formulació i reproducció de l'acta de la sessió.

b. Lectura del document final.

c. Signatura de l'acta i document.

d. Distribució dels mateixos als participants.

e. Avaluació de la reunió, i

f. Difusió massiva a tot el personal implicat en el que s'ha tractat a la reunió.

ON S'ORIGINEN LES SITUACIONS CONFLICTIVES

a. Contingències i / o causes de força major.

b. Preparació inadequada de la reunió, ja sigui en la seva etapa de planificació de contingut o en la de planificació de l'organització.

c. Manca d'adequació i adaptació dels papers caracterològics i de personalitat.

d. Inadequada compaginació de papers i insatisfacció de la set d'afecte.

AVALUACIÓ DE REUNIONS:

Un cop acabada, la reunió ha d'haver servit per captar la idea dels participants, i el grau de sensibilització per poder actuar.

En el curs "Claus per optimitzar el teu negoci" de desembre, desenvoluparem més aquest tema, tan important i tan poc aprofitat per moltes empreses. Apunta't!

És important que després de la reunió tinguem clar com portarem a terme les decisions acordades, les persones responsables de fer-ho, si anem o no anem a delegar, i sobretot el temps que dedicarem al compliment d'aquestes decisions i acords, indicant per escrit terminis de lliurament i assumint responsabilitats totes les parts.

Ramon Calvet
Assessoria Tècnica
Gremi de Flequers de Barcelona