Novedades

06/12/2016

La LOPD (Ley Orgánica de Protección de datos) para una tienda de barrio. ¿Es necesario?

¿Por qué se han de proteger los datos personales?
Cuando vamos al hospital, en el supermercado, comprando por Internet, cuando enviamos un curriculum ... queremos que nuestros datos no sean vendidos a terceros para enviar publicidad, pero sobre todo, que sean tratados, guardados y eliminados con seguridad.

Para respetar este derecho fundamental, nace la Agencia Española de Protección de Datos.

¿Estamos obligados a implantar la Ley de Protección de Datos?
La respuesta es que, si recogemos datos del personal, CV, clientes, proveedores, o tenemos cámaras de videovigilancia, "si" debemos implantar la LOPD en nuestra empresa.

¿Qué hacer?
Lo que estamos haciendo al adaptarnos a la LOPD es comunicar que tenemos uno o varios archivos, que pueden ser manuales (en papel) o automatizados (cualquier programa de gestión informático / Excel / Access ...), explicamos qué tipo de nivel de seguridad corresponde a nuestra empresa y debemos adoptar (Básico, Medio, Alto) que somos conocedores de cómo recoger los datos, cómo tratarlas, como almacenarlas e incluso como eliminarlas. También debemos saber qué derechos tienen las personas a las que recogemos sus datos, como pueden acceder y cómo pueden modificarlos.

En realidad el proceso - para pequeñas y medianas empresas - es muy sencillo y no requiere gran inversión de tiempo ni dinero.

¿Qué servicio estamos dando a los agremiados?
  • Inscripción y registro telemático de sus ficheros en la Agencia de Protección de Datos
  • Creación del Documento de Seguridad
  • Creación de toda la documentación de confidencialidad por el personal
  • Cláusulas legales para las cartas, publicidad y correo electrónico de la empresa
  • Auditoría cada dos años por el nivel medio de seguridad

¿Qué puede pasar si no implanto la LOPD en mi negocio?
La Agencia Española de Protección de Datos, a través de las Comunidades Autónomas, puede realizar inspecciones aleatorias en cualquier momento, y por supuesto, actúan en el momento en que hay una denuncia por parte de algún particular. Teniendo en cuenta que las multas van de los 900 a los 600.000 euros, no vale la pena arriesgarse por el coste que tiene la implantación de la LOPD en su empresa.

¿Cuánto dura el proceso de adaptación a la LOPD?
En empresas pequeñas, sistematizamos mucho el proceso para que ocasione las mínimas molestias. Hay que evaluar el nivel de seguridad de la empresa, recoger una serie de datos, procesarlos y confeccionar los documentos legales.

Una vez realizada la implantación, hay que hacer algo más?
Las empresas que recogen datos de nivel medio y alto están obligadas a realizar una auditoría cada dos años, para comprobar que siguen manteniendo los protocolos instaurados en su momento y siempre que se hagan cambios en el tipo de datos u organización del negocio.
 
Esta auditoría la podemos hacer también al Gremio de Panaderos de Barcelona.

Además de cumplir con la legalidad, ¿qué valor tiene para mi empresa implantar la LOPD?
En la mayoría de las empresas, la implantación de la LOPD es una oportunidad para organizar mejor los sistemas de recogida y tratamiento de datos. El día a día hace que almacenemos datos de clientes, contactos o las oportunidades de negocio de forma caótica y desordenada, y no se suele recuperar ni evaluar estos datos porque no se dispone de mucho tiempo para hacerlo.

En el Gremio de Panaderos, damos importancia a este recurso. La adaptación a la LOPD es una excelente oportunidad para reorganizar la base de datos de la empresa según las necesidades de cada uno y convertirla en una oportunidad y fortaleza del negocio.
 
Esta oportunidad de comunicarse con los clientes, evaluar sus consumos, estudiar su trayectoria y detectar sus gustos, puede representar una gran ventaja comercial, es decir, cuanto más sepas de tus clientes mejores servicios y productos se pueden ofrecer. Y cuanto más sepas del tipo de cliente que tienes, mejor podrás segmentar el público objetivo y sabrás cómo conseguir más clientes.
 
IMPLANTACIÓN DE LA LOPD
Si estás pensando en implantar la LOPD en tu empresa, nos encargamos de todo el proceso. Vosotros no tendréis que preocuparos de nada.

¿Qué incluye?

1 - La recogida de información.
Recogeremos la documentación e información necesaria para poder realizar un análisis de la implantación de la LOPD en la empresa.
 
2 - Hacemos una valoración de las desviaciones encontradas y establecemos unas propuestas correctoras.

3 - Realizamos la inscripción electrónica de tus ficheros en la Agencia Española de Protección Datos (AEPD).

4 - Redacción y desarrollo del Documento de Seguridad, con los Anexos necesarios, tanto por el personal de la empresa, como por proveedores y personal externo que trabaje en tus dependencias.

5 - Entrega documentación generada.
Os entregaremos el documento de seguridad, los documentos de compromiso por los encargados de tratamiento de datos, documento de compromiso de confidencialidad del personal, textos legales por sus cartas y publicidad impresa y también por la web y correos electrónicos.

6 - Mantenimiento.
Una vez al año, nos pondremos en contacto con usted para hacer un mantenimiento y actualización de los ficheros y las recogidas de datos. En caso de que trate datos considerados de nivel medio, os haremos también la auditoría legal y preceptiva que obliga a la Agencia Española de Protección de Datos.

7.- Formación al personal de la empresa de las medidas que se implantan en la empresa para proteger datos personal tanto de ellos como de clientes y proveedores.

Solicitad más información si es necesario, a Ramon Calvet, Asesoría Técnica del Gremio de Panaderos de Barcelona.
 
Ramon Calvet
Asesoría Técnica y Formación
Gremio de Panaderos de Barcelona
932155500
rcalvet@gremipabcn.com
 

 





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