Novetats

07/11/2015

HABILITATS DIRECTIVES - Direcció de reunions

Actualment, a causa dels constants canvis en el medi laboral, és poc freqüent que una sola persona tingui tota la informació necessària i indispensable per analitzar un problema i adoptar una decisió assertiva; per tal motiu, les reunions constitueixen una eina administrativa de gran valor. Pot ser una oportunitat per posar en pràctica una nova estratègia; proporcionar la possibilitat de solucionar un gran nombre de necessitats, tant de l'organització com dels individus, compartir idees, expressar sentiments i suport mutu; a més contribueixen a que les persones es comprometin amb els resultats de les idees que han contribuït a generar.

Les reunions són una excel·lent oportunitat per enfortir el "contracte psicològic" individu - organització, atès que hi ha poques oportunitats en contextos laborals que puguin igualar els sentiments de bona voluntat, satisfacció i companyonia que sorgeixen en finalitzar una reunió en què els participants s'han sentit escoltats, apreciats i han aconseguit una fita mútuament important.

No obstant les potencials bondats de les reunions, en la pràctica diària es veuen massa casos de reunions que signifiquen un malbaratament de temps, diners i d'energia sense majors beneficis.

Com fer més efectives les reunions?

Una reunió és la conjunció d'un grup d'individus units per un assumpte que els és comú i per tant, tenen un interès mutu en abordar-lo.

Tota reunió ha de respondre a sis aspectes fonamentals:

1. Una reunió defineix l'equip (els que assisteixen han d'estar units pel mateix objectiu o la mateixa situació.)

2. Una reunió és on l'equip revisa, actualitza i fa créixer coneixements per aconseguir una millor forma de fer les coses i augmentar la rapidesa i eficiència de les comunicacions entre els membres.

3. Una reunió contribueix a la comprensió dels objectius de l'empresa.

4. Una reunió cregui en l'equip compromís amb les decisions que es prenen i amb els objectius que aquestes persegueixen.

5. La reunió és el moment en què l'equip treballa com a tal i es veu el líder guiant a aquest equip.

6. Una reunió és el moment - espai en què afloren les posicions i el joc de forces.

 

TIPUS DE REUNIÓ

1. REUNIÓ INFORMATIVA: El seu objectiu és brindar informació necessària als membres d'un equip perquè puguin complir amb un objectiu determinat.

2. REUNIÓ INSTRUCTIVA: La seva finalitat és formar els membres de l'equip i subministrar la informació que els capacitarà per treballar amb més coneixements.

3. REUNIÓ CREATIVA: El seu propòsit és estimular els membres a descobrir nous mètodes o solucions.

4. REUNIÓ DECISÒRIA: Està orientada a realitzar plans i prendre decisions.

5. REUNIÓ DE CONSULTA: El sentit d'aquesta reunió és que qui té la responsabilitat per una decisió demana consell i suggeriment abans de fer-ho.


Quan són adequades les reunions?

1. Celebra reunions només quan sigui absolutament necessari.

2. Quan la reunió és necessària, assegura't del compliment del seu objectiu.

3. Atén els petits grans detalls. El que no hi hagi amb què prendre notes, o bé on projectar transparències, poden ser aspectes que pertorbin l'atenció.

4. Utilitza els resultats de la reunió per retroalimentar al grup.

 

ASPECTES QUE HA DE CONTENIR UNA CONVOCATÒRIA O REUNIÓ:

1. Data de la reunió.

2. Hora d'inici i hora de finalització.

3. Lloc en què s'efectuarà la reunió.

4. Sobre, a més del convocat, participaran?

5. Objectiu de la reunió.

6. Agenda de temes a tractar.

7. Enviament d'informació prèvia.

8. Suggerir portar alguna informació particular.

 

 

PRINCIPIS CLAUS DE LES REUNIONS:

• Mantingues i incrementa en tot moment l'autoestima de l'equip.

• Escolta i respon amb empatia.

• Demana ajuda quan sigui necessari i encoratja la participació de tots.

 

CICLE D'ACCIÓ D'UNA REUNIÓ:

• Comença responent: ¿Amb què? i ¿Per què?

• Aclareix els detalls.

• Desenvolupa les idees.

• Acorda les accions.

• Acaba amb una revisió i estableix el seguiment.

 

COM MODERAR UNA REUNIÓ

1. Sol·licita aclariments.

2. Actua com a distribuïdor

(Regula la participació dels membres de l'equip).

3. Escolta.

4. Resumeix.

5. Restringeix les divagacions.

6. Administra el temps.

7. Finalitza les discussions.

8. Comprova el consens.

9. Avalua el procés de reunió.

 

EL PAPER DEL LÍDER MODERADOR

1. Esforça't per mirar als ulls dels participants.

2. Exercita la mímica, cada un de nosaltres desenvolupa el seu propi "estil" de mímica.

3. Lluita contra la tendència a refugiar-te darrere de les coses: una taula, un llibre, etc.

4. Perd la por a moure't al teu espai, evita el pànic escènic.

5. Si dubtes, si parles una mica confús o et col·lapses, continua com si no passés res, evitant pensar en tals reaccions, respira profund i aguanta per un moment la respiració, aquest exercici és molt bo per mantenir o recuperar la calma.

6. Has de ser natural, es tu mateix / a

Quan un facilitador fingeix o imita, el grup ho percep i eventualment es desencanta.

 

DAVANT SITUACIONS IMPREVISTES:

1. Mantenir la calma i evitar l'adopció d'una relació afectiva i emocional amb el grup. Mantenir la sang freda.

2. Buscar les causes de la nova situació i compartir-les amb el grup perquè donin suport modificacions que el facilitador consideri convenients. Això és el que s'anomena capacitat d'adaptació i que exigeix ​​flexibilitat de part del facilitador.

3. Davant d'un membre de l'equip que és "difícil" sigui per la seva indiferència o per la seva agressivitat; convé aplicar en certa forma una estratègia de temps d'adaptació, que consisteix a deixar passar un temps prudencial i esperar que aquestes persones "es fiquin en el joc", si la situació persisteix el facilitador ha de prendre una actitud directiva.

4. Aprofitar els imprevistos per desenvolupar creativitat en l'equip.

 

ACTIVITATS PRÈVIES A LA REUNIÓ

a. Selecció d'un local o espai adequat per dur a terme la reunió i verificació, que té espai suficient i ambient agradable.

b. Formació i integració de la taula principal.

c. Ratificació d'invitacions a personalitats.

d. Designació de llocs que ocuparan els convidats especials i distribució de les localitats en funció del nombre d'assistents.

e. Instal·lació d'equip de so i verificació del seu funcionament.

f. Instal·lació de gravadora.

g. Col·locació del projector o projectors, pantalla i extensions elèctriques.

h. Verificació del material audiovisual.

i. Instal·lació del servei de cafeteria i

j. Preparació del servei per atendre els conferenciants i membres de la taula principal (gerra amb aigua, gots, cendrers, etc.).

En la discussió i diàleg es fan necessàries les preguntes. El seu ús per dirigir i encoratjar la participació constitueix un dels procediments més eficaços.

L'ús de preguntes compleix, entre d'altres, amb els següents propòsits:

a. Faciliten el procés de comunicació, perquè en forma immediata permeten identificar si l'interlocutor ha comprès el missatge. Es genera així un efecte recíproc en el comportament dels subjectes que comuniquen.

b. Procuren consensuar els arguments que es plantegen.

c. Ajuden a destruir objeccions.

d. Impedeixen que la discussió se surti de les seves lleres.

e. Atrauen l'atenció i centren idees i resultats.

f. Impulsen o frenen la participació, segons el que interessi en el moment.

g. Possibiliten el control del grup i la seva conducció cap a l'objectiu.

 

ASPECTES A EVITAR EN UNA REUNIÓ

a. Dir al grup com pensar.

b. Exposar conclusions del que s'ha exposat

c. Tenir un programa propi que triomfi sobre totes les opinions.

d. Adoptar el paper autoritari i tons doctorals en assumptes sotmesos a discussió.

e. Permetre que els altres apel·lin a ell per solucionar els seus disputes.

f. Entrar en discussions i plantejar diàlegs personals.

g. Orientar en forma poc tàctica la discussió de grup.

h. Corregir declaracions errònies fetes pels membres del grup, tot i que puguin cridar l'atenció cap a un punt o declaració discutibles.

i. Parlar massa.

 

Tècniques d'interrogació a les reunions

Algunes indicacions addicionals sobre la tècnica per interrogar són:

a. Sol·licitar respostes clares.

b. Tenir cura que diferents persones tinguin oportunitat de respondre.

c. Escollir el tipus de pregunta, d'acord amb l'objectiu de la reunió.

d. Trucar pel seu nom a la persona, quan s'hagi optat per preguntes dirigides a un individu en particular.

e. Afavorir o beneficiar amb les preguntes a tots els membres de la mateixa, així com evitar posicions parcials.

f. Estructurar preguntes que suscitin resposta personal i no col·lectiva.

g. Introduir paraules clau en les preguntes, que suggereixin respostes completes, per obtenir informació i explicacions.

h. Mantenir permanentment el control de la reunió i l'ambient creatiu, mitjançant les preguntes.

 

Per la seva banda, les contestacions també obeeixen a una tècnica. Fins on sigui factible, convé tenir-les previstes per emetre amb encert, seguretat i rapidesa.

Es pot respondre a una pregunta de molt diverses maneres, en les quals influeixen les circumstàncies del cas i els propis interessos de l'interrogat. En termes generals, les respostes es condensen en les següents espècies:

DIRECTA: És una resposta precisa referida al contingut de la pregunta.

INDIRECTA: La conclusió la ha de treure qui interroga.

AMPLIFICATIVA: Es tracta un tema més ampli i general, que inclou una resposta no específica.

RESTRICTIVA: Es redueix a contemplar un aspecte parcial de la qüestió.

ABSTENTIVA: És manifestació expressa que es prefereix no contestar, assenyalant o no les causes.

POSPOSITIVA: Promet la resposta per a ulterior ocasió.

NEGATIVA: Expressa que no es contesta perquè no competeix al interrogat, o perquè alguna altra raó l'obliga a guardar silenci.

ACLARATIVA: Sol·licita aclariment de l'abast i contingut de la pregunta.

EVASIVA: No és resposta directa. La contestació es desvia cap a un altre tema o aspecte de la qüestió.

INCLUSIVA: S'assenyala que la resposta va quedar considerada en una altra contestació anterior.

REPETITIVA: Per guanyar temps, es reitera en els seus termes la mateixa pregunta o part d'ella.

Interrogativa: Es contesta amb una altra pregunta.

Qualificativa: Jutja el caràcter i intenció de la pregunta, per justificar la resposta o abstenció.

Concessiva: Aprova part del plantejament, per posar cap objecció en la seva idea medul·lar.

CONDICIONAL: Subordina el valor de la resposta al compliment d'un requisit que aparentment escapa al interrogat.

NARRATIVA: Es refereix a un fet o faula, el sentit constitueix la resposta.

HUMORÍSTICA: Per eludir responsabilitats, quan la pregunta no mereix resposta, l'interrogat va a una frase humorística.

 

RESPECTE A LES RESPOSTES:

No permetre respostes de grup.

No descoratjar contestacions clares i completes.

No permetre que totes les respostes quedin a càrrec d'unes poques persones.

No deixar passar una pregunta sense resposta; en tot cas, elaborar-la en forma més completa i senzilla.

No conformar-se amb resposta de monosíl·labs.

 

ACTIVITATS POSTERIORS A LA REUNIÓ

a. Formulació i reproducció de l'acta de la sessió.

b. Lectura del document final.

c. Signatura de l'acta i document.

d. Distribució dels mateixos als participants.

e. Avaluació de la reunió, i

f. Difusió massiva a tot el personal implicat en el que s'ha tractat a la reunió.

 

ON S'ORIGINEN LES SITUACIONS CONFLICTIVES

a. Contingències i / o causes de força major.

b. Preparació inadequada de la reunió, ja sigui en la seva etapa de planificació de contingut o en la de planificació de l'organització.

c. Manca d'adequació i adaptació dels papers caracterològics i de personalitat.

d. Inadequada compaginació de papers i insatisfacció de la set d'afecte.

 

AVALUACIÓ DE REUNIONS:

Un cop acabada, la reunió ha d'haver servit per captar la idea dels participants, i el grau de sensibilització per poder actuar.

En el curs "Claus per optimitzar el teu negoci" de desembre, desenvoluparem més aquest tema, tan important i tan poc aprofitat per moltes empreses. Apunta't!

És important que després de la reunió tinguem clar com portarem a terme les decisions acordades, les persones responsables de fer-ho, si anem o no anem a delegar, i sobretot el temps que dedicarem al compliment d'aquestes decisions i acords, indicant per escrit terminis de lliurament i assumint responsabilitats totes les parts.

 

Ramon Calvet
Assessoria Tècnica
Gremi de Flequers de Barcelona





NOVETATS ANTERIORS

16/10/2017

Tècniques de venda per fleca

17/09/2017

Tabla de calories del pa

10/06/2017

El pa engreixa?

02/04/2017

El pa de Sant Jordi

25/03/2017

Massa mare

24/03/2017

Els bunyols de Quaresma

06/03/2017

El kamut, una classe de blat amb molta història i propietats saludables.

04/03/2017

La fibra, aliada de la salut

24/02/2017

Bunyols de Quaresma

19/02/2017

Diferència entre Aliments Orgànics i Inorgànics.

06/12/2016

La LOPD (Llei Orgànica de protecció de dades) per una botiga de barri. És necessari?

21/11/2016

Demostració de la Selecció Nacional de Fleca Artesana.

13/11/2016

Escola Richemont (Lucerna, Suïssa)

12/10/2016

Per Tots Sants, castanyes i panellets.

24/09/2016

Pa negre o de sègol

12/08/2016

Tipus de pa segons la farina utilitzada.

09/08/2016

Quin tipus de pa conté més proteïnes?

23/07/2016

Coneix les farines.

18/07/2016

Forn Sarret (Barcelona). Una joia del modernisme

12/05/2016

Entendre el procés de fermentació.

08/05/2016

El fajol o blat sarraí.

07/05/2016

El pa de qualitat pot evitar la intolerància al gluten o a la lactosa.

21/04/2016

DEPENDENTES EN PRÀCTIQUES (sense cap cost per la teva empresa)

12/03/2016

¿Que es la massa mare de cultiu?

29/01/2016

El cost de guanyar un nou client és cinc vegades superior al de retenir-lo

22/11/2015

HABILITATS DIRECTIVES - Direcció per objectius. Indicadors de gestió

14/11/2015

HABILITATS DIRECTIVES - Entrevista d'avaluació del rendiment

07/11/2015

HABILITATS DIRECTIVES - Direcció de reunions

31/10/2015

HABILITATS DIRECTIVES - Remuneració del personal. Gestió i motivació d'equips

24/10/2015

HABILITATS DIRECTIVES - Delegar

17/10/2015

HABILITATS DIRECTIVES – Màrqueting personal: Com ens veu el nostre personal?

10/10/2015

HABILITATS DIRECTIVES - Comunicació interna i comunicació amb els clients

04/10/2015

El pa pot ser un bon aliat contra el colesterol 'dolent'

04/10/2015

Pa de ronyó

21/03/2015

Catalunya, declarada Regió Europea de la Gastronomia 2016

10/03/2015

Higiene i seguretat alimentaria

06/12/2014

Un estudi descriu com el consum de pa pot millorar la salut cardiovascular

29/11/2014

El pa sec et pot ser molt útil, no el llencis

20/10/2014

16 d'octubre, Dia Mundial del Pa

13/10/2014

11 setembre. Els catalans surten al carrer a celebrar la seva diada

13/10/2014

Festa Major de la Mercé

05/06/2014

Alimentant negocis

24/05/2014

Tradicional ofrena al Palau de la Generalitat

06/03/2014

Presentació del pa elaborat en motiu del Tricentenari

21/01/2014

Nova Ordenança de Terrasses

16/01/2014

Calendari comercial 2014

16/01/2014

Europain 2014 . La fleca - pastisseria més gran del món

17/05/2013

Nova factura simplificada: com ha de ser?

29/04/2013

De què serveixen tantes normatives?

24/04/2013

El Govern aprova un avantprojecte de la llicència única per a les empreses

09/04/2013

Campanya RENDA 2012

02/04/2013

Anuncis Compra - Venda Abril 2013

14/02/2013

Calendari de festes laborals

13/02/2013

BORSA DE TREBALL

11/02/2013

Assemblea General

04/02/2013

Pa de Pagès Català

15/01/2013

'Manis' i pilotes

11/01/2013

Pa amb... teatre!

07/01/2013

La nova Llei de la cadena alimentària

20/12/2012

Mesures per incentivar el consum i reactivar el mercat laboral

19/12/2012

Millor Iniciativa Lingüística a Forns de Pa Puiggròs

20/11/2012

Estudi: La Fleca a Catalunya

23/10/2012

SI EL TEU MÓN ÉS EL PA, TOTS LES ASSEGURANCES QUE NECESSITES ESTAN AQUÍ

23/10/2012

L'Iba 2012 a Munic, aconsegueix l’èxit esperat

18/09/2012

Criteris registrals per a establiments minoristes del sector de l’alimentació

18/09/2012

Un pa fet íntegrament amb farina de les comarques gironines

18/09/2012

La Federació Catalana de Gremis dóna a la Fundació Esclerosi Mùltiple la col·laboració del Pa del Teatre

18/09/2012

El Consell de Ministres aprova el Decret-Llei d’Impuls de l’Activitat Econòmica

03/07/2012

Cursos del Consorci per la Formació Continua catalana

03/07/2012

Fira de Sant Isidre a Cervera

03/07/2012

Indicació Geogràfica Protegida (IGP) Pa de Pagès Català

25/04/2012

Assemblea general

25/04/2012

Un dia mundial per al ‘Pa del Teatre’

07/03/2012

Recomanacions a l’hora de contractar el subministrament de gas

07/03/2012

Contractes per als treballadors de la llar

07/03/2012

Nova Escola de Flequers a Sabadell

07/03/2012

Calendari d’obertura del comerç en diumenges i festius 2012

07/03/2012

Trobada a Perpinyà entre el Gremi de Flequers de Barcelona i la Chambre de Métiers des Pyrénées-Orientales

23/01/2012

Contractes temporals encadenats

23/01/2012

Restabliment de l’impost sobre el patrimoni amb caràcter temporal

23/01/2012

Menció Honorífica al Gremi de Reus

23/01/2012

Calendari oficial de festes laborals per a l’any 2012